Privacy Policy Guatape Colombia

Privacy Policy for the Processing of Personal Data by Remote Guatapé S.A.S
Remote Guatapé S.A.S. with its address in Medellin, Colombia, and
email address guatapecolombia@gmail.com, in compliance with the personal data protection
regime, especially as stipulated in Statutory Law 1581 of 2012, regulated by Decree 1377 of 2013,
and any other regulations amending, supplementing, or adding to them, issues this Privacy Policy,
which is mandatory in all activities that involve, in whole or in part, the collection, storage, use,
circulation, transmission, and/or transfer of personal information in its capacity as the data
controller.
I. PURPOSE
I. To adopt and establish the rules applicable to the processing of personal data
collected, processed, and/or stored by the Company in the course of its corporate
purpose, as the data controller.
II. To inform the data subject of the policies regarding the processing of information
applicable to their personal data; and
III. To inform the data subject of their rights and how to exercise them.
II. SCOPE OF APLICATIONThis policy shall apply to the processing of personal data for which the Company is responsible, as
well as to personal data transmitted to third parties for processing as data processors. The
principles and provisions contained in these personal data policies shall apply to any Personal Data
Database held by the Company in its capacity as the data controller.
Customer personal data may be collected by the Company through its website
(www.guatapecolombia.co) or through the subscription of contracts with third-party providers,
among other methods. For the collection and processing of information, the Company shall
comply with the provisions of Law 1581 of 2012 and any other regulations that complement or
amend it, obtaining prior, express, and informed authorization from the data subjects.
III. DEFINITIONS
For the purposes of this Privacy Policy and in accordance with Law 1581 of 2012 and other
applicable regulations, the following definitions are established:
i. Authorization: The prior, express, and informed consent of the data subject to carry
out the processing of personal data.
ii. Database: An organized set of personal data subject to processing.
iii. Personal Data: Any information linked to or that can be associated with one or more
identified or identifiable natural persons.
iv. Sensitive Data: Data that affects the privacy of the data subject or whose improper use
may lead to discrimination, such as data revealing racial or ethnic origin, politicalorientation, religious or philosophical beliefs, membership in unions, social
organizations, human rights organizations, or promotion of the interests of any
political party or the guarantee of the rights and guarantees of opposition political
parties, as well as data related to health, sexual life, and biometric data.
v. Data Processor: A natural or legal person, public or private, who, either independently
or in conjunction with others, processes personal data on behalf of the data controller.
vi. Data Controller: A natural or legal person, public or private, who, either independently
or in conjunction with others, decides on the database and/or the processing of data.
vii. Data Subject: A natural person whose personal data is subject to processing.
viii. Processing: Any operation or set of operations on personal data, such as collection,
storage, use, circulation, or deletion.
IV. RIGHTS OF DATA SUBJECTS
Data subjects whose personal data is processed by the Company may exercise the following rights:
i. To know, update, and rectify their personal data. This right may be exercised, among
others, in relation to partial, inaccurate, incomplete, fractionated data that may lead
to error, or data whose processing is expressly prohibited or has not been authorized.
ii. To request proof of the authorization granted to the company, except in cases
exempted by Law 1581 of 2012.
iii. To revoke the authorization and/or request the deletion of their personal data.
iv. To be informed about the use that has been made of their personal data.
v. To access their personal data that has been subject to processing free of charge.
vi. To file complaints with the Superintendency of Industry and Commerce for possible
violations of this Privacy Policy or Law 1581 of 2012 and any other regulations that
amend, supplement, or add to it. To do so, the data subject must have completed the
company's complaint process.
V. PROCEDURES FOR EXCERCISING THE RIGHTS OF DATA SUBJECTSRequests and complaints made by data subjects to the company in accordance with their rights
shall be processed in accordance with the procedure established in Articles 14, 15, and 16 of Law
1581 of 2012.
To initiate the process, data subjects must contact the Company via email at
guatapecolombia@gmail.com.
VI. PURPOSES OF PERSONAL DATA PROCESSINGA. Processing of Customer Personal DataThe personal data of the Company's customers, whether legal entities (personal data of those who
represent or act on behalf of the legal entity) or natural persons, will be processed for the
following purposes:
i. For contact, approach, and communication for the development and fulfillment of the
contractual object agreed upon between the parties.
ii. To store and classify the information provided by customers for easy identification.
iii. For control, administration, and billing related to the provision of the company's services.
iv. Sending information of interest related to the contract's object.
v. Compliance with the law and orders of judicial and/or administrative authorities.
vi. Delivery of information to supervisory, regulatory, or internal or external auditors.
vii. Transmission of information to third parties for the issuance of travel insurance in favor of
the customer.
B. Processing of Employee Personal Data
The personal data of employees of the Company, whether during the contractual relationship or
afterward, will be processed for the following purposes:
i. The administration of contracts, administration of active personnel, administration of
payrolls and other payments, affiliations to the Integral Social Security System and family
compensation funds, the payment of parafiscal contributions, affiliation to insurance and
other health or life coverage contracts offered as part of the employment relationship.
ii. The handling of judicial garnishments through payroll, the issuance of employment
certifications, salary and benefits administration, the exercise of authority over
employees, including the power to impose sanctions, evaluations of employees,
coordination of employees' professional development, employees' access to the
Company's information technology resources and assistance in their use, planning of
business activities, and, in general, compliance with legal obligations and, especially, those
obligations that the Company has as an employer.
iii. The preparation of the company's accounting records, the preparation of projections and
analysis of financial results thereof, as well as the delivery of information required by
those responsible for payroll processing and administration and other labor benefits, third
parties responsible for the preparation of the company's accounting records, auditors of
the company (whether financial, tax, labor, or others), and any other third party hired by
the company to fulfill its corporate, financial, labor, and tax obligations.
C. Processing of Personal Data of Candidates for Employment with the Company
The personal data provided by those interested in participating in a selection process with the
Company will be processed for the following purposes:
i. The classification, storage, and archiving of personal data for the purpose of
reviewing, analyzing, and recording participation in the selection process.ii. Verification, comparison, and evaluation of the labor and personal competencies of
prospects with respect to the selection criteria established by the Company.
iii. Consulting and evaluating all information about the job candidate stored in databases
of judicial or security backgrounds that are legitimately established, whether state or
private, national or foreign (complying with data transmission rules).
D. Processing of Personal Data of Suppliers
Supplier personal data will be processed for the following purposes:
i. For the development and fulfillment of the contractual relationship.
ii. To store and classify the information provided by suppliers for easy identification.
iii. To consult, compare, and evaluate all information about the supplier stored in databases
of judicial or security backgrounds that are legitimately established, whether state or
private, national or foreign, or any commercial or service databases that allow for a
comprehensive assessment of the supplier's behavior, including queries on lists for the
prevention and control of money laundering and the financing of terrorism.
iv. To analyze, process, evaluate, and compare the information provided by suppliers.
v. Sending information of interest.
vi. Compliance with Colombian law and orders of judicial and/or administrative authorities.
vii. Delivery of information to supervisory, regulatory, or internal or external auditors.
viii. The coordination and execution of payments and tax control related to the contractual
relationship.
ix. The preparation of invitations to bid or quote.
VII. DATA TRANSFERThe company may transfer the personal data subject to processing to third parties who will act as
data processors. Data processors shall strictly adhere to this Privacy Policy and process the data
solely for the purposes established herein. To this end, the respective data transmission contracts
or clauses will be executed. The company may transfer personal data outside of Colombia when
using foreign servers for the storage of personal data subject to processing.
VIII. DATA TRANSMISIONThe company may transfer personal data to third parties. In this case, and in accordance with the
law, prior, express, and informed authorization shall be obtained for this purpose.
IX. TIME FOR DATA PROCESSING
In the processing of personal data carried out by the company, the permanence of the data in its
information systems shall be determined by the purpose of said processing. Consequently, oncethe purpose for which the data was collected has been exhausted, the company shall proceed to
its destruction or return, as appropriate, unless the law requires them to be retained for a longer
and/or additional period.
X. EFFECTIVE DATE
This information processing policy shall take effect from the 27th day of September 2023.VERSIÓN EN ESPAÑOLPOLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE REMOTE GUATAPÉ S.A.S.
Remote Guatapé S.A.S. (en adelante la "Empresa"), con domicilio en Medellín, Colombia, con
correo electrónico guatapecolombia@gmail.com, en cumplimiento del régimen de protección de
datos personales, en especial lo señalado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada por el
Decreto 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen o complementen o adicionen, expide
la presente Política de Privacidad, la cual es de obligatoria aplicación en todas las actividades que
involucre, total o parcialmente, la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión y/o
transferencia de información personal en su calidad de responsable.I. OBJETO.
i. Adoptar y establecer las reglas aplicables al Tratamiento de datos personales
recolectados, tratados y/o almacenados por la Empresa en desarrollo de su objeto social,
en calidad de Responsable.
ii. Comunicar al Titular del dato personal, las políticas de Tratamiento de la información que
le serán aplicables a sus datos personales; y
iii. Comunicar los derechos que le asisten al Titular y el modo de ejercerlos.
II. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
La presente política se aplicará al Tratamiento de datos personales respecto de cuyo tratamiento
la Empresa será responsable, así como de aquellos datos personales que se transmitan a terceros
para su Tratamiento en calidad de encargados.Los principios y disposiciones contenidos en estas políticas de datos personales, se aplicarán a
cualquier Base de Datos Personales que se encuentre en custodia de la Empresa en su calidad de
Responsable del tratamiento de datos personales.
Los datos personales de los clientes podrán ser recolectados por la empresa, por medio de la
página web (www.guatapecolombia.co), o por medio de la suscripción de contratos con terceros
proveedores, entre otras. Para la recolección y tratamiento de la información, la Empresa dará
cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y las demás que la complementan y/o
modifican, y obtendrá autorización previa, expresa e informada de los Titulares de los datos
personales.III. DEFINICIONES
Para efectos de la presente Politica de Privacidad y de acuerdo con la ley 1581 de 2012 y las demás
normas aplicables, se establecen las siguientes definiciones:
i. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales.
ii. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
iii. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
iv. Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede
generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenecía a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos
biométricos.
v. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta
del Responsable del Tratamiento.
vi. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
datos.
vii. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
viii. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
IV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.
Los Titulares de datos personales tratados por la Empresa, podrán ejercer los siguientes derechos:
i. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer,
entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, queinduzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya
sido autorizado;
ii. Solicitar a la empresa prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos
exceptuados por la Ley 1581 de 2012;
iii. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales;
iv. Ser informado, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
v. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto del
Tratamiento;
vi. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por posibles
infracciones a lo dispuesto en la presente Política de Privacidad o a la Ley 1581 de
2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. Para ello, el
Titular deberá haber agotado el trámite de la reclamación ante la empresa.
V. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS
PERSONALES.
Las consultas y los reclamos elevados por los Titulares de datos personales ante la empresa, de
conformidad con sus derechos, serán tramitadas de acuerdo con el procedimiento establecido en
los artículos 14, 15 y 16 de la Ley 1581 de 2012.
Para iniciar el trámite, los Titulares de datos personales deberán comunicarse con la Empresa por
medio del correo electrónico guatapecolombia@gmail.comVI. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
A. Tratamiento de Datos Personales de Clientes
Los datos personales de los clientes de la Empresa, ya sean personas jurídicas (datos personales de
quienes representan o actúan en nombre de la persona jurídica) o personas naturales, serán
tratados para las siguientes finalidades:
a) Para el contacto, acercamiento y comunicación para el desarrollo y cumplimiento del
objeto contractual convenido entre las partes.
b) Almacenar y clasificar la información suministrada por los clientes para su fácil
identificación.
c) Para el control, administración y cobros relacionados con la prestación del servicio de la
empresa.
d) Envío de información de interés relacionada con el objeto del contrato.
e) Dar cumplimiento a la ley y a las órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas
f) Entrega de información a entes de vigilancia, control, regulatorio o auditores internos o
externos
g) Transmision de información a terceros para la emisión de seguros de viaje en favor del
cliente.B. Tratamiento de datos personales de empleados de la Empresa.
Los datos personales de los empleados de la Empresa, ya sean durante la relación contractual o
posterior a la misma, se tratarán para las siguientes finalidades:
a) La administración de contrataciones, administración del personal activo, administración de
nóminas y otros pagos, afiliaciones al Sistema Integral de Seguridad Social y cajas de
compensación familiar, el pago de aportes parafiscales, afiliación a los seguros y otros
contratos de cobertura de salud o vida ofrecidos como parte de la relación laboral;
b) El manejo de embargos judiciales a través de nómina, la emisión de certificaciones
laborales, administración de salarios y beneficios, el ejercicio de la subordinación sobre los
empleados y de la potestad sancionatoria, evaluaciones de los empleados, coordinación
del desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos
informáticos de La Empresa y la asistencia en su utilización, planificación actividades
empresariales y, en general, para el cumplimiento de obligaciones legales y, en especial,
de las obligaciones que le asisten a La Empresa en su condición de empleador;
c) La preparación de los registros contables de la empresa, la elaboración de proyecciones y
análisis de resultados financieros de la misma; así como la entrega de información
requerida por los encargados del procesamiento y administración de la nómina y otros
beneficios laborales, los terceros encargados de la elaboración de los registros contables
de la empresa, los auditores de la empresa (sean éstos financieros, tributarios, laborales u
otros) y cualquier otro tercero contratado por la empresa para el cumplimiento de las
obligaciones societarias, financieras, laborales y fiscales de la misma. La
C. Tratamiento de Datos Personales de Candidatos a una relación laboral con la Empresa.
Los datos personales suministrados por aquellos interesados en participar en un proceso de
selección con la Empresa serán tratados para las siguientes finalidades:
a) La clasificación, almacenamiento y archivo de los datos personales para efectos de la
revisión, análisis, y registro de la participación en el proceso de selección.
b) La verificación, comparación, evaluación de las competencias laborales y personales de
los prospectos respecto de los criterios de selección establecidos por la Empresa.
c) Consultar y evaluar toda la información que sobre el candidato al cargo se encuentre
almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad
legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada (dando cumplimiento a las
normas de transmisión de datos), nacional o extranjera.
D. Tratamiento de Datos Personales de proveedores
Los datos personales de proveedores serán tratados para las siguientes finalidades:
a) Para efectos del desarrollo y cumplimiento de la relación contractualb) Almacenar y clasificar la información suministrada por los proveedores para su fácil
identificación
c) consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor se encuentre
almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad
legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o
cualquier bases de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera
integral el comportamiento como proveedor, incluidas las consultas en las listas para la
prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.
d) Analizar, procesar, evaluar y comparar la información suministrada por los proveedores,
e) Envío de información de interés
f) Dar cumplimiento a la ley colombiana y a las órdenes de autoridades judiciales y/o
administrativas.
g) Entrega de información a entes de vigilancia, control, regulatorio o auditores internos o
externos
h) La coordinación y ejecución de pagos y control de los impuestos relacionados con la
relación contractual
i) La elaboración de invitaciones a ofertar o cotizar.VII. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
La empresa podrá transmitir los datos personales objeto del tratamiento a terceros que actuarán
como encargados. Los encargados del tratamiento darán aplicación estricta a la Presente Política
de Privacidad y tratarán los datos únicamente para las finalidades aquí establecidas. Para ello, se
suscribirán los respectivos contratos o cláusulas de transmisión de datos. La empresa podrá
transferir los datos personales fuera de Colombia, cuando utilice servidores extranjeros para el
almacenamiento de los datos personales objeto del tratamiento.
VIII. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES
La empresa podrá transferir los datos personales con terceros. En ese caso, y de acuerdo con lo
establecido por la ley, obtendrá autorización previa, expresa e informada, para ello.
XI. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL.
En el Tratamiento de datos personales que realiza la empresa, y la permanencia de los datos en
sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho Tratamiento. En
consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, la empresa procederá a
su destrucción o devolución, según el caso, salvo en aquellos casos en que la ley exija conservarlos
por un período mayor y/o adicional.
XII. VIGENCIALa presente política de tratamiento de la información empezará a regir a partir del 27 del mes de
septiembre del 2023.